امروزه در ایران شاهد تنوع زیادی در برگزاری جلسات دوره ای هستیم. همچنین برگزاری جلسه دوره ای به شکل‌های مختلفی نیز انجام می‌شود.
اگر بخواهیم در رابطه با انواع جلسات صحبت کنیم، باید بگوییم که جلسات ریشه‌های تاریخی دارند که قدمت آن‌ها به زمان تشکیل سازمان‌ها برمی‌گردد. البته جلساتی نیز وجود دارند که که جدیدا پدید آمده‌اند و شئون اجتماعی- اداری خاصی دارند. در ادامه به انواع جلسات دوره ای- اداری و سالن جلسات می‌پردازیم. دانستن این موارد به پژوهشگران، مدیران، کارمندان کمکی بزرگی خواهد کرد که دقت تر به بررسی زیست اجتماعی، اداری و اقتصادی بپردازند.
برگزاری انواع جلسات دوره ای – اداری
- جلسه برای حل مشکل
می‌توان گفت بیش‌تر جلسات با این مشکل مواجه هستند و بدین منظور تشکیل می‌شود. برگزاری جلسه دوره ای در این نوع اگر به دستور مدیر بالادست انجام شده باشد، جلسه‌ای برگزار می‌شود و بندهایی که در آن گفته می‌شود می‌تواند مشکل‌گشا باشد.
- جلسه برای جلسه
این نوع از جلسات که در سالن جلسات برگزار می‌شود به منظور فراموش نشدن سنت جلسه است و به همین دلیل به برگزاری جلسات دوره ای در آن می‌پردازند.
- جلسه به مثابه کار
در این نوع از برگزاری جلسه دوره ای هدف تنها برگزاری جلسه در سالن جلسات است تا نشان داده شود که کارمندان و مدیر بی‌کار نیستند و همواره کار زیادی برای انجام دادن دارند.
- جلسه دورهمی
به معنای جمع شدن کارمندان برای اتیمولوژیک جلسه است تا کارمندان احساس لذت‌بخشی داشته باشند. امروزه این جلسه در سالن جلسات با صبحانه و ناهار کاری نیز همراه شده است.
- جلسه برای جدل
برای اشخاصی که می‌خواهند در حضور جمع با یکدیگر جدل کنند برگزار می‌شود.
نحوه برگزاری جلسات اداری
برای برگزاری جلسات اداری لازم است که مواردی را رعایت کنید تا بتوانید آن جلسه را به بهترین نحو پیش ببرید. در ادامه به بررسی این نکات می‌پردازیم. اگر قصد برگزاری سمینار در سالن همایش اصفهان را داشتید حتما به این موارد توجه کنید.
• برنامه ریزی
اولین قدم برای زمانی که می‌خواهید به برگزاری جلسه دوره ای در سالن جلسات بپردازید انجام برنامه ریزی و زمان‌بندی آن می‌باشد. از دیگر مزایای انجام جلسات دوره ای در سالن جلسات این است که افراد می‌دانند که مرتب قرار است در این جلسه شرکت کنند و برای آن برنامهریزی خواهند کرد.
• داشتن دستور کاری مشخص
مرحله بعدی که برای برگزاری جلسات دوره ای باید به آن بپردازید این است که مشخص کنید در این جلسه قرار است در رابطه با چه موضوعی صحبت شود. همچنین چه کارهایی باید در حین برگزاری جلسه دوره ای انجام شود.
معمولا طبق تحقیقات ۵۰ درصد زمان جلسات اداری به هدر می‌رود. مدیر باید برنامهریزی درست و صورت کاری داشته باشد تا بهترین استفاده را از این تایم در سالن جلسات ببرند.
• شروع جلسه اداری با اخبار
می‌توانید در شروع جلسه که در سالن جلسات است از اخبار پیرامون جلسه شروع کنید تا جو مناسبی بین کارکنان به وجود آید.
• از کارمندان خود قدردانی کنید
از دیگر مواردی که حین برگزاری دوره باید به آن توجه کنید تشکر کردن از کارکنان است تا حس مثبتی در آنان ایجاد شود.
• موضوعات مهم را ارزیابی کنید
پس از انجام مراحل بالا باید به مسائل مهم و ضروری بپردازید.
سالن برگزاری جلسات دوره‌ای اصفهان
در شهر اصفهان سالن‌های متعددی برای برگزاری سمینار و همایش وجود دارد. در سالن همایش اصفهان می‌توانید در رابطه با موضوعات مختلف به برگزاری سمینار بپردازید. در طول سال شرکت‌ها، نهادهای دولتی و غیر دولتی مراسم و مهم‌ترین همایش خود را در این سالن جلسات برگزار می‌کنند.
همچنین می‌توانید تمام اطلاعات مورد نیاز در رابطه با سالن همایش اصفهان را به صورت اینترنتی دریافت کنید و پس از آن رزرو سالن را انجام دهید.
سالن جلسات هشت بهشت اصفهان
گنجایش این سالن برای برگزاری سمینار ۵۰ نفر می‌باشد. به مدت ۵ ساعت می‌توانید در این سالن همایش اصفهان مراسم خود را برگزار کنید.
سالن جلسات مدیران اصفهان
این سالن نیز برای برگزاری جلسات دوره ای با جمعیت ۳۰ نفر مناسب است. شما می‌توانید تعداد ۵ جلسه را با تخفیف در این سالن به برگزاری سمینار اختصاص دهید.
تکنیک های برگزاری جلسات
در این بخش از مقاله به تکنیک های برگزاری جلسه‌ی دوره ای رسیده‌ایم که باید در طول برگزاری سمینار به آن توجه کنید. با در نظر گرفتن این موارد جلسه‌ی شما که در سالن همایش اصفهان تشکیل داده‌اید برای کارکنان ارزشمند و مفید خواهد شد.
تکنیک اول
باید از کارمندان خود سوال بپرسید تا آن‌ها نظرات خود را بیان کنند. این کار باعث مشارکت آن‌ها در بحث و تمرکز داشتن روی موضوع می‌شود. همچنین مدیر مجموعه می‌تواند از ایده‌های کارمندان استفاده کند.
تکنیک دوم
تعیین زمان‌بندی برای جلسه بسیار مهم است. ابتدا باید هدف خود را از برگزاری جلسات دوره ای مشخص کنید. سپس برای آن برنامهریزی کنید و از همان ابتدای جلسه مشخص شود که درباره‌ی چه موضوعی قرار است صحبت کنید.
تکنیک سوم
معمولا گوشی‌های همراه مهم‌ترین عامل در حواس پرتی اعضا جلسه می‌شود. شما می‌توانید با تعیین قانون از آن‌ها بخواهید تا گوشی‌های خود را خاموش کنند و یا خارج از جلسه قرار دهند.
انواع جلسات دوره ای
جلسات دوره ای که به طور مرتب برگزار می‌شود می‌تواند به صورت: روزانه، هفتگی، ماهانه و یا سالانه باشد. در این صورت کارمندان تکلیفشان مشخص شده و برای حضور در جلسه برنامهریزی خواهند کرد.
جلسه برنامه روزانه
این نوع برگزاری جلسه دوره ای بسیار کوتاه و درون تیمی است. در آن به طور ایستاده و یا همان غیر رسمی کارهایی که انجام داده‌اند را مرور می‌کنند. همچنین در رابطه با کارهای در حال انجام و کارهایی که قرار است انجام شوند صحبت می‌کنند.
جلسه تاکتیکی هفتگی
زمان در این نوع جلسات به تعداد تیم‌های موجود در مجموعه بستگی دارد. در این جلسه نیز به بررسی مسائلی که در اولویت قرار دارند می‌پردازند و برای رفع و جمع‌بندی آن برنامهریزی می‌کنند. برای برگزاری جلسه دوره ای هفتگی باید مدیران ارشد همه بخش‌های سازمان حضور داشته باشند.
جلسه استراتژیک ماهانه
در این نوع جلسات هماهنگی‌هایی در جهت دستیابی به اهداف مشخص ایجاد می‌شود. اگر در تیمی از استراتژی برای مشخص کردن هدف استفاده شود می‌تواند مسیر موفقیت را جهت‌دار و شفاف کند.
برای برگزاری جلسات دوره ای ماهانه باید همه‌چیز دقیق نوشته شود تا اعضا دچار ابهام یا سردرگمی نباشند. همچنین می‌توانید در سالن همایش اصفهان آن را برگزار کنید.
جلسه بررسی فصلی خارج از شرکت
در این جلسات برای اهداف بلند مدت برنامهریزی می‌شود. برگزاری جلسه دوره ای فصلی شامل بررسی مواردی هم‌چون شاخص کلیدی عمل‌کرد، کارهای برنامهریزی شده برای انجام، اهداف و نتایج دست یافته شده می‌باشد. در واقع در این رویکرد استراتژیک آن به تقسیم برنامه‌ریزی‌های سالانه به بخش‌های کوچک‌تر برای بررسی دقیق‌تر است. این جلسات می‌تواند در شروع هر فصل و یا پایان آن برگزار شود. البته گاهی خارج از شرکت و در محیط دیگری مانند کافه یا رستوران تشکیل می‌شود.
جلسات مجامع عمومی سالیانه
در برگزاری جلسات دوره ای مجامع عمومی سالانه در مقر سازمان ملل در شهر نیویورک است. بخش‌های اصلی این جلسه در معمولا از سپتامبر تا بخشی از ژانویه و تا زمانی که به همه مسائل رسیدگی شود ادامه می‌یابد.
رای‌گیری‌هایی در مجمع عمومی شکل می‌گیرد که اغلب برای مسائل مهم مانند حفظ صلح و امنیت می‌باشد.
نتیجه‌گیری
در این مقاله در رابطه با نحوه‌ی برگزاری جلسات دوره ای مواردی را خدمت شما عرض کردیم. همچنین به انواع جلسات دوره ای و توضیحات آن پرداختیم. امیدواریم این مطلب به قدر کافی مفید بوده باشد.